Обязательный пакет документов от японской стороны
Бизнес-виза в Японию требует прямого участия ваших партнеров. Принимающая организация готовит пакет бумаг на японском или английском языке. Консульский отдел изучает оригиналы этих документов для подтверждения цели визита.
Список включает четыре стандартные формы. Каждая форма имеет строгое назначение и правила заполнения. Ошибки в датах или названиях компаний приводят к отказу в выдаче визы.
- Письмо, объясняющее причины приглашения (Shofei-sho).
- Гарантийное письмо (Mimoto Hosho-sho).
- Программа пребывания (Taizai Yotei-hyo).
- Документы о самой организации (Tokibo Tohon или аналоги).
Японская сторона берет на себя ответственность за соблюдение вами законов страны и своевременное возвращение в Россию.
Требования к письму о причинах приглашения
Приглашающая компания указывает конкретную цель вашей поездки. Формулировки типа «деловые переговоры» или «бизнес-встреча» не раскрывают сути визита. Чиновники требуют подробностей: участие в конкретной конференции, подписание договора, осмотр производственного оборудования.
Письмо содержит данные о приглашаемом лице: фамилию, имя, гражданство и дату рождения. Организация ставит печать (ханко) или подпись ответственного лица. Если приглашающее лицо — иностранец без печати, он ставит личную подпись.
В тексте письма японские партнеры поясняют связь между вашими компаниями. Они указывают историю сотрудничества или описывают перспективы будущего контракта. Это подтверждает легитимность деловых интересов.
Гарантийное письмо и финансовые обязательства
Гарант подтверждает готовность оплатить ваши расходы. Это касается стоимости авиабилетов, проживания в отелях и транспортных издержек внутри страны. Даже если вы платите сами, принимающая сторона гарантирует вашу финансовую состоятельность перед МИД Японии.
Гарантийное письмо содержит обязательство обеспечить ваш выезд из Японии по истечении срока действия визы. Японская фирма отвечает за ваше поведение. Нарушение вами визового режима закроет этой компании возможность приглашать иностранных партнеров в будущем.
- Помощь в оформлении и подаче на визу онлайн
- Консультации визового специалиста онлайн проводятся Пн-Пт, с 09:00 до 19:00 часов
Программа пребывания по дням
Программа пребывания представляет собой таблицу. Вы заполняете ее вместе с партнерами. Укажите дату прилета, номер рейса и аэропорт прибытия. Каждый день пребывания должен иметь краткое описание активности.
- Укажите даты всех встреч и адреса офисов.
- Впишите названия отелей с контактными телефонами.
- Обозначьте дату и аэропорт вылета из Японии.
Не оставляйте пустых дней в графике. Если в воскресенье вы отдыхаете, напишите «отдых» и укажите местоположение. Консульство сопоставляет даты в программе с датами в приглашении и авиабилетах.
Подтверждение статуса принимающей организации
Японская фирма доказывает свое существование. Самый надежный документ — копия регистрационного свидетельства компании (Tokibo Tohon). Документ должен иметь свежую дату выдачи, обычно не старше трех месяцев на момент подачи анкеты.
Компании, акции которых торгуются на бирже, могут предоставить страницу из ежеквартального отчета (Kaisha Shikiho). Малые предприятия или индивидуальные предприниматели прикладывают сведения о доходах или описание деятельности фирмы (Kaisha Gaiyo). Государственные учреждения и университеты предоставляют письмо за подписью руководителя подразделения.
Срок действия всех пригласительных документов составляет три месяца после их подписания в Японии.
Процесс передачи документов
Принимающая сторона подписывает бумаги и ставит печати. После этого оригиналы отправляют вам почтой EMS, DHL или другим курьером. Консульские отделы в России требуют именно бумажные оригиналы с мокрыми печатями. Скан-копии подходят только для экстренных гуманитарных случаев или при наличии специальных разрешений.
Проверьте написание своего имени в японских формах. Оно должно совпадать с заграничным паспортом буква в букву. Ошибки в написании компании-работодателя также недопустимы. При обнаружении неточностей просите партнеров переделать документ до отправки почтой.
Помните, японский партнер несет репутационные риски. Тщательная подготовка документов со стороны Японии ускоряет получение визы. Обычно консульство рассматривает заявку в течение четырех рабочих дней после получения полного пакета.