Список документов от японского партнера
Японская сторона готовит пакет документов для вашей деловой поездки. Консульство принимает только оригиналы или качественные сканы. Вы предоставляете эти бумаги вместе с вашей анкетой и заграничным паспортом. Стандартный набор включает четыре обязательных документа.
- Письмо-приглашение (Invitation Letter или Shofukusho).
- Гарантийное письмо (Letter of Guarantee или 身元保証書).
- Программа пребывания (Itinerary или 滞在予定表).
- Сведения о приглашающей организации (Company Profile или копия из реестра юридических лиц).
Японское консульство отклоняет документы с исправлениями, следами корректора или зачеркиваниями. Заполняйте формы заново при совершении ошибки.
Правила заполнения письма-приглашения (Shofukusho)
Приглашающая компания заполняет бланк на японском или английском языке. В верхней части документа представитель фирмы указывает дату оформления. Используйте формат: год, месяц, день. Вы указываете данные приглашающей стороны строго по официальному реестру.
В графе Inviting Person впишите полное название компании и имя руководителя. Японский партнер ставит личную печать организации (инкан) справа от имени. Если компания не имеет печати, ответственное лицо ставит подпись. Укажите номер телефона с кодом города для связи консула с офисом.
- Помощь в оформлении и подаче на визу онлайн
- Консультации визового специалиста онлайн проводятся Пн-Пт, с 09:00 до 19:00 часов
Сведения о приглашенном лице
В центральном блоке вы указываете данные заявителя. Напишите вашу фамилию и имя латиницей, как в заграничном паспорте. Укажите гражданство, дату рождения и место работы. Если вы едете группой, впишите данные руководителя группы и приложите список остальных участников на отдельном листе.
В разделе Purpose of Invitation опишите цель визита. Используйте конкретные формулировки: переговоры по контракту, техническое обслуживание оборудования или участие в конференции. Избегайте общих фраз вроде «бизнес-встреча» или «посещение офиса».
Как оформить гарантийное письмо
Гарантийное письмо подтверждает ответственность японской компании за ваши расходы и соблюдение законов Японии. Приглашающая сторона берет на себя три обязательства: оплату транспортных расходов, оплату проживания и гарантию вашего возвращения. Данные гаранта должны совпадать с данными в письме-приглашении.
- Укажите адрес приглашающей компании и контактный телефон.
- Впишите фамилию и имя заявителя (или список группы).
- Поставьте печать организации в отведенном поле.
Консульство требует оригинальную печать предприятия на гарантийном письме. Копии допускаются только в исключительных случаях при наличии цифровой подписи.
Составление программы пребывания (Taizai Yoteisho)
Программа пребывания отражает ваш ежедневный график в Японии. Вы заполняете таблицу по пунктам. Указывайте даты прибытия и убытия. В левой колонке пишите даты, в центральной — планируемую деятельность, в правой — адрес проживания и контактный телефон.
Детализируйте ваши действия. Например: «Переговоры в главном офисе компании X в Токио». Если вы посещаете несколько городов, укажите номера рейсов поездов или самолетов для перемещения внутри страны. Отель в программе должен совпадать с вашей бронью в других документах.
Требования к сведениям об организации
Если приглашающая компания имеет листинг на бирже, она предоставляет только форму Kaisha Shikiho. Компании без листинга присылают копию регистрации в реестре юридических лиц (Tokubetsu) или буклет с описанием деятельности. В буклете консул должен видеть название, адрес, сферу деятельности и размер уставного капитала фирмы.
Государственные учреждения и университеты не предоставляют регистрационные документы. Они используют официальные бланки с печатью учреждения. Вы проверяете срок действия выписки из реестра — она должна быть выдана не ранее трех месяцев до подачи на визу.
- Используйте черные чернила для заполнения бумажных форм.
- Пишите печатными буквами для разборчивости данных.
- Сверяйте даты поездки во всех четырех документах.
Вы подаете собранный пакет в консульский отдел или визовый центр. Срок рассмотрения документов составляет от четырех рабочих дней. Консульство Японии не взимает визовый сбор с граждан России. Вы оплачиваете только услуги визового центра при подаче через посредника.